Scrum: Gerenciamento de projetos maximizando a eficiência

Scrum: Gerenciamento de projetos maximizando a eficiência

O que é Scrum?

Esse é um termo já bem popular no mundo da tecnologia, sendo largamente utilizado por times de desenvolvimento de software, mas por incrível que pareça, quase completamente desconhecido por profissionais de outras áreas, incluindo os profissionais de planejamento e controladoria. 

História

O Scrum, apesar do nome estranho, traz uma abordagem à gestão de projetos e foi desenvolvida por Jeff Sutherland, que, no vídeo abaixo (em inglês, do TEDx), fala sobre a inspiração que o levou a desenvolver a técnica.

Jeff Sutherland

De forma resumida, como piloto da aeronáutica, para ele, era possível comparar o processo de gestão e finalização de um projeto com a delicada missão de pousar um avião. De acordo com ele e sua experiência enquanto piloto, o grande desafio de pousar um avião consiste no fato de que não existe uma fórmula fixa para fazer isso. Então, a todo segundo, o piloto precisa fazer ajustes para adequar a aeronave à rota de pouso. Isso vale para um grande projeto, que envolve várias pessoas e uma enorme complexidade de atividades.

Termo técnicos do Scrum

Muitas vezes os jargões e palavras técnicas usadas na Gestão Empresarial para explicar como algo funciona podem ser mais complicadas do que funcionamento em si. Esse é o caso do vocabulário relacionado ao modelo do Scrum.

  • Sprints: é o nome dado para os ciclos de cada projeto. Em geral são ciclos mensais e são determinados para que as tarefas sejam realizadas.
  • Product Backlog: é o nome dado para o conjunto de objetivos de um projeto. No caso de um projeto de desenvolvimento de software (para o qual o Scrum foi pensado inicialmente), é o nome dado ao pacote de funcionalidades a serem desenvolvidas em um projeto.
  • Sprint Planning Meeting: são reuniões periódicas que acontecem no início de cada sprint, ou ciclo, para planejar e priorizar os itens do Product Backlog que serão desenvolvidos naquele período.
  • Sprint Backlog: é como se chamam as tarefas específicas que serão realizadas e desenvolvidas em cada ciclo, ou sprint.
  • Daily Scrum: essa é uma reunião diária para acompanhamento do projeto. A ideia é que toda a equipe se reúna diariamente para discutir as atividades desenvolvidas, disseminar conhecimento, identificar impedimentos e priorizar o trabalho daquele dia. Um ponto interessante é que o Scrum propõe que estas reuniões sejam realizadas com os participantes em pé, exatamente para serem rápidas e objetivas.
  • Sprint Review Meeting: essa é a reunião que acontece ao final de cada sprint para que a equipe apresente o que foi realizado e os resultados do trabalho daquele ciclo. A ideia é que depois dessa etapa, todos sigam para o próximo ciclo.

Além do planejamento, o Scrum foca muito no acompanhamento constante do projeto. As reuniões são rápidas e frequentes, com a equipe se reunindo o tempo todo para trocar experiências e avaliar o que foi feito, bem como, planejar as próximas atividades.

Mais do que isso, o Scrum bate bastante na tecla da transparência na gestão. Uma das regras mais importantes da metodologia é que todos no projeto saibam o que está sendo feito e que as atividades de cada ciclo sejam mostradas para toda a equipe de forma visual (no geral e diariamente). O caso do quadro Kanban de Scrum é um bom exemplo e que pode ser até feito online, em uma ferramenta de gestão de projetos, como o Trello.

Funções essenciais do Scrum

  • Scrum Master: Os mestres do Scrum são os campeões de Scrum em suas equipes. Eles orientam a equipe, os proprietários do produto e os negócios durante processo de Scrum e procuram maneiras de melhorar a prática. Um mestre do Scrum eficaz compreende profundamente o trabalho realizado pela equipe e pode ajudá-la a otimizar a transparência e o fluxo de entrega. Como facilitador principal, ele agenda os recursos necessários (humanos e logísticos) para planejamento de sprint, reuniões rápidas, revisão de sprint e retrospectiva de sprint.
  • Equipe de desenvolvimento do Scrum: Elas são as campeãs em práticas sustentáveis de desenvolvimento. As equipes do Scrum mais eficazes são unidas, compartilham o mesmo local e normalmente são compostas por cinco, seis ou sete membros. Uma maneira de resolver o tamanho da equipe é usar a famosa “regra das duas pizzas”, cunhada por Jeff Bezos, CEO da Amazon (a equipe deve ser pequena o suficiente para dividir duas pizzas). Os membros da equipe têm diferentes conjuntos de competências, que são passadas de um para o outro para que nenhum deles se torne um obstáculo para a entrega do trabalho. Equipes fortes do Scrum se organizam e abordam os projetos impondo claramente o “nós”. Todos os membros da equipe se ajudam para garantir a conclusão bem-sucedida do sprint. A equipe do Scrum direciona o plano para cada sprint. Eles fazem a previsão de quanto trabalho acreditam que podem concluir durante a iteração usando sua velocidade histórica como um guia. Manter fixa a duração da iteração fornece feedback importante para a equipe de desenvolvimento no seu processo de estimativa e entrega, que, por sua vez, faz previsões cada vez mais precisas ao longo do tempo.
  • O proprietário do produto do Scrum: Os proprietários do produto são os campeões para o seu produto. Eles têm como foco compreender os negócios, o cliente e os requisitos do mercado, priorizando o trabalho a ser feito pela equipe de engenharia, adequadamente. Nem sempre o proprietário do produto é o gerente de produtos. Os proprietários do produto têm como foco garantir que a equipe de desenvolvimento agregue o máximo de valor para os negócios. Além disso, é importante que o proprietário do produto seja uma pessoa física. Nenhuma equipe de desenvolvimento quer orientação mista de vários proprietários do produto.

Principais pontos do Scrum

Jeff Sutherland publicou em 2014 um livro sobre o que é o Scrum, para explicar e popularizar a metodologia. Na obra, ele apresenta alguns princípios básicos do Scrum. Confira os principais pontos relacionados a essa metodologia:

  • Reuniões diárias: rápidas e objetivas. Em apenas 15 minutos é possível repassar os principais pontos, discutir obstáculos e alinhar as atividades entre a equipe.
  • Mostrar o trabalho de forma visual usando o quadro Kanban Scrum: em geral, as empresas perdem muito tempo de seus funcionários em reuniões com apontamentos sobre o que está sendo feito, o que foi concluído e o que está parado. Uma forma simples de resolver isso é criar um registro visual para demonstrar o andamento das tarefas. Para isso, o quadro Kanban Scrum é a ferramenta ideal. Basta criar um enorme painel com todas as atividades (e o status de cada uma) e colocá-lo onde todos possam ver. Assim, não é preciso perder tempo falando, as pessoas já saberão sobre o status do projeto apenas observando. Crie o seu quadro Kanban Scrum em uma ferramente de produtividade, como o Trello.
  • Equipes enxutas: uma das dicas do especialista é manter equipes pequenas, com até 10 pessoas. Estudos comprovam que equipes enxutas trabalham mais rápido e melhor do que grandes times.
  • Nada de títulos de função: estudos também demonstram que quando não são criados títulos para as pessoas que possam limitar o entendimento de seu papel dentro de uma equipe, elas trabalham melhor.
  • Priorização: quando várias coisas são prioridade, nada é uma prioridade. Então, para que algo realmente seja feito, a metodologia scrum propõe que as atividades devem ser priorizadas. Uma coisa de cada vez.
  • Heroísmo não é um bom sinal: quando uma equipe vira noites e consegue entregar um projeto às custas de muito, mas muito esforço (naquele ponto que chamaríamos até de ato heroico) você deve ficar alerta. Esse sinal pode indicar que a forma como aquele time trabalha precisa ser revista. Um time sobrecarregado em algum momento vai falhar.

Fontes:

https://www.atlassian.com/br/agile/scrum

https://www.desenvolvimentoagil.com.br/scrum/

https://www.treasy.com.br/blog/scrum/

Por Luis Guilherme

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